Nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một quán cà phê. Cân đối nhân sự hợp lý sẽ giúp chủ quán tiết kiệm được một số chi phí đáng kể.
Mỗi quán, mỗi mô hình sẽ cần số lượng nhân sự khác nhau. Quản lý và cân đối nhân sự cần có một kế hoạch cụ thể, chi tiết để có thể xoay sở trong nhiều trường hợp. Nếu không tính toán kĩ, quán cà phê của bạn dễ xảy ra trường hợp thừa hoặc thiếu nhân sự. Việc đó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ và kế hoạch kinh doanh lâu dài của quán.
Đội ngũ nhân viên của Mộc Nguyên Coffee
Vậy làm sao để chủ quán cà phê có kế hoạch quản lý nhân sự hiệu quả nhất?
Mô hình hoạt động của quán cà phê
Cân đối nhân sự cho quán cà phê, việc đầu tiên, chính chủ quán phải hiểu rõ quán của mình đang hoạt động theo mô hình nào. Là cà phê tự phục vụ, thanh toán tại bàn hay là take away (cà phê mang đi)? Từng mô hình sẽ có cách phục vụ khác nhau, vì vậy cách phân bổ nhân sự cũng không giống nhau.
Đối với mô hình quán cà phê take away, khách hàng sẽ chẳng nán lại quá lâu, chỉ gọi món, thanh toán và chờ lấy. Vì vậy, bạn sẽ chẳng cần quá nhiều nhân viên cho mô hình này. Khoản chi phí phải chi cho nhân sự sẽ giảm bớt khá nhiều.
Đối với mô hình quán cà phê thông thường (quán cà phê phục vụ tại chỗ) thì lại cần nhiều nhân viên hơn. Khách hàng của những quán cà phê này thường thích ngồi thưởng thức cà phê tại chỗ, có người phục vụ và thanh toán sau. Do đó, chỉ 1-2 nhân viên chắc chắn không thể đáp ứng được.
Hiện nay, để giải quyết nhanh bài toán nhân sự, tiết kiệm chi phí, nhiều quán cà phê đã áp dụng mô hình quán cà phê tự phục vụ. Mô hình quán này sẽ cung cấp cho mỗi khách hàng một thẻ rung khi gọi món. Việc này sẽ giúp khách hàng nhận biết và đến trực tiếp tại quầy chờ nhận đồ uống khi món đã sẵn sàng. Tiện lợi và tiết giảm nhân sự đáng kể đấy!
Mô hình quán cà phê phục vụ khách hàng
Giải quyết bài toán nhân sự cho quán cà phê
Tìm hiểu và lên kế hoạch nhân sự chi tiết, cụ thể chính là mấu chốt quyết định đến 80% sự thành công của một quán cà phê. Sẽ chẳng có quán nào có thể hoạt động chỉ với 1 nhân viên cho tất cả các vị trí cả. Việc cân đối nhân sự một cách hợp lý chẳng những giúp chủ quán khai thác tối đa khả năng của nhân viên. Mà điều đó còn giúp quá trình hoạt động của quán ổn định, suôn sẻ hơn rất nhiều.
Để có thể quản lý nhân sự quán cà phê thật hiệu quả, chủ quán cần lưu ý những điểm sau đây:
Phân chia nhân sự theo từng thời điểm thích hợp
Mở quán cà phê, bạn chắc chắn không thể đảm bảo quán lúc nào cũng đông khách. Sẽ có những thời điểm quán đông đúc nhưng cũng sẽ có lúc quán vắng, khách thưa. Vì vậy, hãy tìm hiểu, khảo sát môi trường xung quan thật kĩ. Hãy liệt kê ra những khung giờ “vàng”, giờ cao điểm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Sau đó, tùy vào thời gian để lựa chọn, phân công nhân viên một cách hợp lý nhất. Bạn nên chắc rằng quán của bạn chẳng có nhân viên chỉ đến “ngồi chơi”. Và đừng để có khách hàng nào đến quán của bạn phàn nàn rằng “phải chờ đợi quá lâu”, “nhân viên bỏ quên khách” bạn nhé!
Phân bổ nhân viên quán cà phê hợp lý
Áp dụng “ca gãy” cho nhân viên quán
Các khái niệm về “ca gãy”, “bẻ ca” hay parttime chắc chắn không xa lạ gì đối với các chủ quán. Thực tế, đa phần nhân viên của các quán cà phê thường không phải nhân sự bền vững. Họ chọn công việc này như một công việc làm thêm, công việc tạm thời để kiếm thêm thu nhập. Nên họ chỉ chọn làm khung giờ trống thay vì dành toàn bộ thời gian trong ngày cho công việc đó. Vì vậy, áp dụng phân chia ca gãy trong kế hoạch cân đối nhân sự cho quán cà phê sẽ là lựa chọn phù hợp. Vừa giúp chủ quán dễ dàng sắp xếp nhân viên cho từng khung giờ mà lại vừa giúp quán dễ tìm kiếm nhân sự.
Nhiều quán cà phê áp dụng “ca gãy” cho nhân viên
Trả lương theo thời gian làm việc
Nhân viên quán cà phê thường sẽ không có lịch làm việc cố định. Họ thường chỉ đăng kí parttime, có thể đảo ca, xin nghỉ đột xuất , tăng ca,… Do đó, thay vì trả lương cứng cả tháng, các chủ quán nên xem xét trả lương theo giờ. Có thể sử dụng bảng chấm công truyền thống. Hoặc để chắc chắn, quán của bạn cũng có thể sắm thêm máy chấm công. Vừa đảm bảo tính công bằng, vừa tiện cho việc quản lý, tính lương hàng tháng cho nhân viên quán.
Bên cạnh việc trả lương, các chủ quán cà phê cũng nên thêm vào một vài khoản thưởng. Dù ít dù nhiều thì việc này cũng sẽ cổ vũ tinh thần nhân viên quán rất nhiều. Họ sẽ cảm thấy công sức và những nổ lực của mình bỏ ra xứng đáng. Từ đó sẽ thúc đẩy năng suất làm việc của nhân viên hơn.
Tiền lương của nhân viên được tính theo số giờ
Tóm lại, cân đối nhân sự cho quán cà phê không đơn giản chỉ là tuyển dụng và trả lương. Đó còn là cả quá trình tìm hiểu, phân công, quản lý và sử dụng nhân sự trong quá trình quán hoạt động. Do đó, các chủ quán cần phải có cái nhìn thật chính xác và một kế hoạch phù hợp nhất để vận hành thật tốt quán cà phê của mình.
